Бюджетирование вашей винокурни — это сексуально

Основы бюджетирования

Бюджет — это ваша финансовая дорожная карта для достижения целей вашей компании. При работе с новым клиентом мой первый вопрос: «Есть ли у вас годовой бюджетный процесс?» Бюджет — это ориентир в долларовом выражении, поэтому компании могут видеть, соответствуют ли они ожиданиям, и служат инструментом управления. Он играет центральную роль в измерении финансовых результатов.

Стратегический и управленческий инструмент

Как правило, процесс бюджетирования следует за сессией стратегического планирования. В то время как общие цели определяются во время сеанса стратегического планирования, бюджетный процесс переводит эти идеи в определенные финансовые цели. Общие цели конкретизируются в виде конкретных стратегий для каждого подразделения, и для каждой стратегии назначаются финансовые цели. В дополнение к прояснению целей компании, бюджетный процесс представляет собой углубленное исследование того, достижимы ли цели.

Каждый руководитель отдела отвечает за составление собственного бюджета, который соответствует целям компании, тем самым создавая согласованность внутри вашей команды. Зная, что он или она будет нести ответственность за бюджет, руководитель отдела, как правило, больше заинтересован в достижении целей компании, чем в противном случае.

Бюджеты могут быть использованы для обеспечения подотчетности. Во время ежемесячных финансовых обзоров проверяйте бюджетные отчеты по конкретным отделам по сравнению с фактическими, чтобы каждый руководитель отдела нёс ответственность за свою работу. Структура компенсации должна быть привязана к способности человека управлять бюджетом.

Блок-схема бюджета винодельни

Продажи задают тон, а все остальные бюджеты выводятся из прогнозов продаж. Спрогнозируйте свои продажи на предстоящий год по дистрибьютору, SKU и месяцу в случае эквивалента или в галлонах. (Если у вас есть ресторан или бар, каждое место следует рассматривать как отдельного дистрибьютора).

На блок-схеме винодельни (рис. 1) первые две строки — это центры доходов, а нижние три строки — центры расходов. Создайте отдельный бюджет для каждого элемента на блок-схеме. Они будут объединены финансовым директором в один основной бюджет.

Таким образом, бюджетный процесс состоит из трех этапов.

l Формировать бюджеты подразделений

l Консолидация

l усовершенствовать

Начните с шаблона на основе Excel и попросите руководителей отделов вашего центра доходов заполнить его. Обычно это ваш директор по продажам и менеджер пивоварни. Затем предоставьте вашему виноделу или руководителю производства шаблон для создания производственных графиков, сырья и трудовых бюджетов.

Между тем, менеджер дегустационного зала и менеджер по маркетингу несут ответственность за свои бюджеты затрат, директор по продажам отвечает за бюджет расходов отдела, а финансовый директор отвечает за административный бюджет и бюджет капитальных затрат.

Все эти бюджеты должны быть составлены и пересмотрены несколько раз, чтобы иметь окончательный бюджет. (Таблица 1)

Бюджетный календарь

В Таблице 2 показаны рекомендуемые сроки бюджетного процесса. Ожидается, что процесс займет два-три месяца.

Бюджетирование сырья для вашей винодельни

В программном обеспечении для планирования производства выведите отчет, показывающий среднюю себестоимость каждой марки вина, произведенного в предыдущем году. затем используйте эту среднюю историческую стоимость единицы продукции и умножьте ее на прогнозируемое количество брендов, которые будут продаваться каждый месяц. Обязательно учитывайте изменения в стоимости сырья, изменения в упаковочных материалах, выбор поставщика, увеличение затрат, вызванное инфляцией, и т. д.

Создайте шаблон дегустационного зала

Шаблон бюджета для ресторана или дегустационного зала обычно начинается с определения затрат как фиксированных или переменных, а затем формируются предположения о том, как эти расходы будут увеличиваться или уменьшаться на основе исторических данных. Например, если должность генерального менеджера оплачивается, и вы рассчитываете повысить эту должность на 5 %, то спрогнозируйте расходы на предстоящий год в размере 105 % от того же периода предыдущего года.

Собираем все вместе

После создания бюджетов отделов финансовый директор объединяет их в один общий бюджет. Бюджетные прибыли и убытки для каждого отдела будут отдельной вкладкой в ​​той же книге Excel. Создайте сводную отчетность о прибылях и убытках, которая объединяет данные из каждой вкладки отдела. После создания консолидированного отчета о прибылях и убытках можно делать прогнозы для балансового отчета и отчета о движении денежных средств.

Просмотр всех данных, собранных в набор прогнозируемых финансовых отчетов, показывает, где необходимы корректировки. Вам необходимо увеличить капиталовложения для достижения целей по продажам? Бывают ли месяцы, когда наличные деньги падают слишком низко? Вы по-прежнему в состоянии выполнять свои обязательства перед банком каждый квартал?

Ответы на эти вопросы и разработка решений для проблемных областей требуют согласованных усилий со стороны руководства. После нескольких раундов пересмотра в результате получается преднамеренная дорожная карта, которая приближает компанию к ее целям.

От бюджета к прогнозу

Бюджет — это план для статического набора обстоятельств; Текущая производительность оценивается по сравнению с устаревшими ожиданиями. Прогноз – это план для гибкого стечения обстоятельств. Текущая производительность измеряется относительно недавних фактических результатов.

Бюджет обычно разрабатывается в четвертом квартале предыдущего года. Он статичен и не имеет гибкости, чтобы приспособиться к непредвиденным изменениям. Примеры изменений, которые могут произойти, включают консолидацию дистрибьюторов, изменения в предпочтениях потребителей и нехватку упаковочных материалов. При сравнении бюджетов с фактическими отчетами вы сравниваете производительность в текущей ситуации с производительностью в старой ситуации. Измерение вашей производительности по сравнению с бюджетом — это фиксирование ваших ожиданий в прошлом. Вы смотрите в зеркало заднего вида. Скользящие прогнозы, с другой стороны, держат голову высоко, когда вы смотрите на горизонт; вы движетесь в будущее. Как сказал Уэйн Гретцки, основатель Национальной хоккейной лиги, «катайтесь туда, где будет шайба». В прогнозе вы будете получать ежемесячные обновления по мере публикации фактических результатов и более точной информации, чтобы предсказать, чего ожидать до конца года.

Создание модели прогноза винодельни

Прогнозирование не заменяет потребность в бюджете. Бюджеты можно использовать в качестве отправной точки для прогнозирования. Ежемесячное обновление прогноза позволит вам адаптироваться к темпам бизнеса и прогнозировать, что произойдет, становится менее загадочным. Нет необходимости каждый месяц перепрогнозировать весь бюджет; столь же эффективны высокоуровневые прогнозы. Например, вы можете спрогнозировать только крупные статьи, такие как выручка, себестоимость, трудозатраты и операционные расходы. Выберите уровень сложности, подходящий для вашего бизнеса. Модели прогнозирования могут варьироваться от очень простых до чрезвычайно сложных. Выберите уровень детализации, который даст вам наибольшую пользу.

Практика прогнозирования позволяет вам оставаться в курсе темпов вашей компании. Вы получаете представление о том, как быстро ваша организация может развернуться. Вы получаете представление о ключевых показателях вашего бизнеса. Создание прогноза не означает, что вы должны составлять бюджет каждый месяц. Вместо этого сосредоточьтесь на крупных категориях аккаунтов. Если вы видите категорию, которая находится за пределами разумного диапазона, вам следует углубиться в детали, чтобы получить четкую картину.

Ниже в таблице 3 представлены фактические данные за два месяца и прогнозные данные за три месяца. Это сжатый пример той части прогноза, которая в действительности будет длиться 12 месяцев. Обратите внимание, что эта модель сочетает в себе элементы отчета о прибылях и убытках и балансового отчета, что позволяет вам увидеть влияние на денежные средства в одном отчете. Это не стандартный финансовый отчет, а отчет, созданный для целей управления.

Из всех строк на диаграмме конечные денежные средства являются наиболее важными. Обратите особое внимание на конечные денежные средства и отметьте те месяцы, которые, по прогнозам, будут низкими. Чистая операционная прибыль — второй по значимости показатель в модели. (Помните, деньги решают все!).

Если вы хотите узнать больше о односолодовый виски, вы можете щелкнуть слова, выделенные жирным шрифтом.

Монтажер: Рубик Л.