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La budgétisation de votre distillerie est sexy

2022-06-29

Bases de la budgétisation

Un budget est votre feuille de route financière pour atteindre les objectifs de votre entreprise. Lorsque je travaille avec un nouveau client, ma première question est « Avez-vous un processus de budgétisation annuel ? » Un budget est une ligne directrice en termes de dollars, afin que les entreprises puissent voir si elles sont sur la bonne voie pour répondre aux attentes et servent d'outil de gestion. Il est au cœur de la mesure de la performance financière.

 

Un outil stratégique et de gestion

En règle générale, le processus de budgétisation suit une séance de planification stratégique. Alors que les objectifs généraux sont identifiés lors de la séance de planification stratégique, le processus budgétaire traduit ces idées en objectifs financiers définis. Les objectifs généraux sont déclinés en stratégies spécifiques pour chaque division, et des objectifs financiers sont assignés à chaque stratégie. En plus de clarifier les objectifs de l'entreprise, le processus budgétaire est un examen approfondi de la faisabilité des objectifs.

 

Chaque chef de service est responsable de la rédaction de son propre budget qui s'aligne sur les objectifs de l'entreprise, créant ainsi un alignement au sein de votre équipe. Sachant qu'il ou elle sera responsable du budget, le chef de service aura généralement plus d'adhésion aux objectifs de l'entreprise que ce ne serait le cas autrement.

 

Les budgets peuvent être utilisés pour favoriser la responsabilisation. Au cours des examens financiers mensuels, examinez les rapports spécifiques au département sur le budget par rapport au réel afin que chaque chef de département soit tenu responsable de sa performance. La structure de rémunération doit être liée à la capacité de l'individu à gérer le budget.

 

Organigramme du budget de la cave

Les ventes donnent le ton et tous les autres budgets sont dérivés des prévisions de ventes. Projetez vos ventes pour l'année à venir par distributeur, SKU et mois en équivalents de caisses ou en gallons de preuve. (Si vous avez un restaurant ou un bar, chaque emplacement doit être considéré comme un distributeur distinct).

 

Dans l'organigramme de la cave (Figure 1), les deux premières lignes sont les centres de revenus et les trois dernières lignes sont les centres de dépenses. Créez un budget distinct pour chaque élément de l'organigramme. Ceux-ci seront combinés en un seul budget principal par le CFO.


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En résumé, le processus budgétaire comporte trois étapes.

 

l Créer des budgets départementaux

l Consolidation

l Affiner

 

Commencez avec un modèle basé sur Excel et demandez à vos chefs de service de centre de revenus de le remplir. Il s'agit généralement de votre directeur des ventes et de votre directeur de brasserie. Fournissez ensuite un modèle à votre vigneron ou superviseur de production pour créer des calendriers de production, des matières premières et des budgets de main-d'œuvre.

 

Pendant ce temps, le responsable de la salle de dégustation et le responsable marketing sont responsables de leurs budgets de coûts, le directeur des ventes est responsable du budget de coûts du département et le directeur financier est responsable du budget administratif et du budget d'investissement.

 

Tous ces budgets doivent être compilés et révisés plusieurs fois pour avoir un budget final. (Tableau 1)


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Calendrier budgétaire

Le tableau 2 montre un calendrier suggéré pour le processus budgétaire. On s'attend à ce que le processus prenne deux à trois mois.


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Budgétisation des matières premières pour votre cave

Dans votre logiciel de planification de la production, créez un rapport indiquant le COGS moyen pour chaque marque de vin produit l'année précédente. puis utilisez ce coût unitaire historique moyen et multipliez-le par le nombre prévu de marques à vendre chaque mois. Assurez-vous de prendre en compte les changements dans les coûts des matières premières, les changements dans les matériaux d'emballage, la sélection des fournisseurs, les augmentations de coûts induites par l'inflation, etc.

 

Créer un modèle de salle de dégustation

Un modèle de budget pour un restaurant ou une salle de dégustation commence généralement par attribuer des coûts fixes ou variables, puis formule des hypothèses sur la façon dont ces coûts augmenteront ou diminueront en fonction des données historiques. Par exemple, si le poste de directeur général est salarié et que vous prévoyez d'augmenter le poste de 5 %, projetez les coûts pour l'année à venir à 105 % de la même période l'année précédente.

 

Mettre le tout ensemble

Une fois les budgets des services créés, le directeur financier les combinera en un seul budget global. Le profit et la perte budgétés pour chaque département seront un onglet séparé dans le même classeur Excel. Créez un P&L récapitulatif qui combine les données de chaque onglet départemental. Une fois le compte de résultat consolidé créé, des projections peuvent être faites pour le bilan et le tableau des flux de trésorerie.

 

Voir toutes les données accumulées dans un ensemble de rapports financiers prévisionnels révèle où des ajustements sont nécessaires. Avez-vous besoin d'augmenter vos dépenses en immobilisations pour atteindre vos objectifs de vente ? Y a-t-il des mois où la trésorerie tombe trop bas ? Êtes-vous toujours en mesure de respecter vos covenants bancaires chaque trimestre ?

 

Répondre à ces questions et développer des solutions aux problèmes nécessite un effort concerté de la part de l'équipe de direction. Après plusieurs séries de révisions, le résultat est une feuille de route intentionnelle qui guide l'entreprise plus près de ses objectifs.

 

Du budget aux prévisions

 

Un budget est un plan pour un ensemble statique de circonstances ; la performance actuelle est mesurée par rapport à des attentes dépassées. Une prévision est un plan pour un ensemble flexible de circonstances. Les performances actuelles sont mesurées par rapport aux résultats réels récents.

 

Le budget est généralement élaboré au cours du quatrième trimestre de l'année précédente. Il est statique et n'a pas la flexibilité de s'adapter aux changements imprévus. Des exemples de changements qui peuvent survenir comprennent la consolidation des distributeurs, les changements dans les préférences des consommateurs et les pénuries de matériaux d'emballage. Lors de l'examen des budgets par rapport aux rapports réels, vous comparez les performances dans la situation actuelle avec les performances dans l'ancienne situation. Mesurer votre performance par rapport à un budget, c'est fixer vos attentes dans le passé. Vous regardez dans le rétroviseur. Les prévisions glissantes, en revanche, gardent la tête haute pendant que vous scruter l'horizon ; vous vous dirigez vers le futur. Comme le dit Wayne Gretzky, fondateur de la Ligue nationale de hockey, patinez là où la rondelle se trouvera. Dans les prévisions, vous obtiendrez des mises à jour mensuelles à mesure que les résultats réels seront publiés et que de meilleures informations seront disponibles pour prédire à quoi vous attendre pour le reste de l'année.

 

Création d'un modèle de prévision d'établissement vinicole

La prévision ne remplace pas la nécessité d'un budget. Les budgets peuvent être utilisés comme point de départ pour les prévisions. La mise à jour mensuelle des prévisions vous permettra de vous adapter au rythme de l'activité et de prévoir ce qui va se passer devient moins mystérieux. Il n'est pas nécessaire de reprévoir l'intégralité du budget tous les mois ; les prévisions de haut niveau sont tout aussi efficaces. Par exemple, vous pouvez prévoir uniquement les éléments importants tels que les revenus, le COGS, la main-d'œuvre et les dépenses d'exploitation. Choisissez le niveau de complexité qui convient à votre entreprise. Les modèles de prévision peuvent aller de très simples à extrêmement complexes. Choisissez le niveau de détail qui vous apportera le plus d'avantages.

 

La pratique de la prévision vous permet de rester à l'écoute du rythme de votre entreprise. Vous avez une idée de la rapidité avec laquelle votre organisation peut se redresser. Vous obtenez une idée des paramètres clés de votre entreprise. Créer une prévision ne signifie pas que vous devez établir un budget tous les mois. Au lieu de cela, concentrez-vous sur les catégories de grands comptes. Si vous voyez une catégorie qui se situe en dehors d'une plage raisonnable, vous devez approfondir les détails pour obtenir une image claire.

 

Dans le tableau 3, les données réelles pour deux mois et les données projetées pour trois mois sont présentées ci-dessous. Il s'agit d'un exemple condensé de la partie de la prévision qui durerait en réalité 12 mois. Notez que ce modèle combine des éléments du compte de résultat et du bilan, ce qui vous permet de voir l'impact sur la trésorerie dans un seul rapport. Il ne s'agit pas d'un rapport financier standard, mais d'un rapport créé à des fins de gestion.

 

De toutes les lignes du graphique, la fin en espèces est la plus importante. Portez une attention particulière à la fin de l'argent comptant et notez les mois qui devraient être bas. Le bénéfice d'exploitation net est le deuxième chiffre le plus important du modèle. (Rappelez-vous, l'argent est roi !).


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Editeur : Rubick L.